Perché la casella si riempie e cosa succede
Ogni servizio di posta ha un limite di spazio, che dipende dal servizio e dal piano. Con alcuni servizi lo spazio è condiviso con altri prodotti dello stesso account, come foto e documenti. Le caselle sul dominio aziendale, ospitate dal provider del sito, hanno spesso limiti per singola casella.
Quando lo spazio finisce, i messaggi in arrivo possono essere rifiutati e chi ti scrive riceve un errore di consegna. A volte si blocca anche l’invio. A riempire la casella sono quasi sempre gli allegati: preventivi, foto, PDF, file inviati e ricevuti negli anni.
Come liberare spazio, in ordine di efficacia
I primi tre passi liberano un po’ di spazio, ma l’ultimo è l’unico che risolve davvero: le email vecchie restano disponibili, ma non occupano più la casella online.
- Cerca i messaggi più grandi: quasi tutti i servizi permettono di cercare per dimensione o di ordinare per dimensione
- Svuota Cestino e Spam: finché restano lì, occupano ancora spazio
- Controlla la Posta inviata: spesso è la cartella più pesante
- Archivia fuori dal server le email più vecchie, poi toglile dalla casella
Prima di cancellare qualsiasi messaggio, salva una copia completa. Una volta svuotato il cestino, il recupero non è garantito.
Archiviare la posta sul computer: come si fa
Con un programma di posta configurato in IMAP puoi trascinare le cartelle in una cartella locale o esportarle in formato MBOX o EML. Funziona, ma l’archivio resta legato a quel programma e cercare in migliaia di messaggi diventa lento. Con i servizi che offrono l’esportazione dell’intero account ottieni un file MBOX unico, utile come copia ma scomodo da consultare.
Come lo risolve PostArch
PostArch si collega alla tua casella, scarica le email nel formato originale e le archivia sul tuo computer, cifrate e compresse. Poi toglie dal server solo i messaggi che hai deciso di archiviare, dopo aver verificato che la copia locale è identica.
La ricerca funziona su tutto l’archivio, allegati compresi, in un secondo. Puoi collegare più caselle, anche di servizi diversi, e cercarle tutte insieme.
Come si fa con PostArch
- 1
Collega la casella
Gmail, Outlook, Libero o il tuo dominio: indirizzo e password, il resto è automatico.
- 2
Archivia
PostArch scarica le email in formato originale e le comprime sul computer.
- 3
Libera spazio
Scegli una regola, ad esempio “online solo l’ultimo anno”, e svuota in modo verificato.
Domande frequenti
Se cancello le email dal server le perdo anche dal telefono?
Sì, con IMAP il telefono mostra ciò che c’è sul server. Le email archiviate con PostArch restano però consultabili sul computer.
Funziona con Gmail e Microsoft 365?
PostArch funziona con qualsiasi casella che offre l’accesso IMAP o POP3; per i servizi più diffusi la configurazione è già pronta.
Quanto spazio occupano le email sul computer?
Meno che sul server: PostArch comprime l’archivio ed elimina i duplicati, ad esempio lo stesso allegato ricevuto più volte.