Tutte le PEC dello studio e dei clienti, in un archivio solo

Molte caselle, un solo archivio

Uno studio commercialista riceve PEC dall’Agenzia delle Entrate, dall’INPS, dalle Camere di Commercio e dai clienti, spesso su caselle diverse. PostArch le collega tutte e le mette in un unico archivio cifrato sul computer dello studio, separate per casella ma ricercabili insieme.

Business Studio copre più caselle e più computer. Con l’addon Archivio in rete i collaboratori cercano nello stesso archivio dalle loro postazioni, senza copie duplicate su ogni PC.

Le fatture, estratte dalle email

Fatture di fornitori, copie di cortesia, notifiche del Sistema di Interscambio: arrivano per email e PEC in mezzo a tutto il resto. Con l’addon Fatture PostArch estrae le fatture elettroniche ricevute con fornitore, importo e scadenze, e le esporta in un formato comodo per il lavoro di studio. Per leggerle in chiaro: come aprire una fattura elettronica XML.

Con l’addon Firme digitali apri e verifichi i file .p7m allegati con un esito chiaro; con OCR Pro rendi cercabili anche le scansioni dei documenti mandati dai clienti. Se ti serve subito: come aprire un file .p7m.

Conservare per dieci anni, ritrovare in un secondo

L’articolo 2220 del codice civile prevede la conservazione per dieci anni delle scritture contabili e della corrispondenza commerciale: lettere, telegrammi e fatture ricevute, e copie di quelle spedite. Molte di queste oggi viaggiano per PEC e posta elettronica.

PostArch è l’archivio di lavoro che ti permette di tenere e ritrovare tutto, con un ingombro ridotto grazie alla compressione e alla deduplicazione degli allegati. Per la conservazione nel tempo, l’addon Invio a un conservatore accreditato invia le PEC scelte a un conservatore accreditato partner.

Sintesi informativa, non consulenza legale o fiscale.

Caselle dei clienti sempre libere

Una casella piena del cliente significa una comunicazione dell’amministrazione che torna indietro. Con PostArch imposti regole di svuotamento per ogni casella, per esempio tenere sul server solo i messaggi dell’anno in corso, e lasci che lavorino da sole. I messaggi vengono tolti solo dopo la verifica della copia locale, e ogni operazione finisce nel registro.

Ricerca pensata per lo studio

Le domande tipiche di uno studio sono precise: tutte le comunicazioni dell’Agenzia delle Entrate per un cliente, le PEC dell’INPS di un certo mese, la fattura di un fornitore citata in una telefonata. PostArch cerca per casella, mittente, destinatario, data e testo, anche dentro PDF, fogli di calcolo e documenti allegati.

Le ricerche frequenti si salvano, una per cliente o per tipo di adempimento, e si riaprono con un clic. Quando un cliente cambia studio, puoi esportare la sua corrispondenza in formati standard come EML o MBOX.

Se un collaboratore lascia lo studio, la sua casella resta nell’archivio comune e chi subentra ritrova tutto il lavoro svolto, senza perdere il filo delle pratiche aperte.

• Ricerche salvate per cliente o adempimento.
• Esportazione in EML o MBOX quando serve.
• Storico che resta allo studio anche se cambiano i collaboratori.