Perché su Workspace è diverso dall’account personale
Su un account Gmail personale basta attivare la verifica in due passaggi e generare una password per le app. Su un dominio Google Workspace, invece, è l’amministratore a decidere se l’accesso IMAP è abilitato e se gli utenti possono creare password per le app. Google ha inoltre dismesso le vecchie “app meno sicure”: oggi un programma esterno si collega solo con una password per le app o con OAuth.
I nomi delle voci nella Console di amministrazione possono cambiare nel tempo: la logica resta la stessa.
Cosa deve abilitare l’amministratore
Nella Console di amministrazione Google, l’amministratore abilita l’accesso IMAP per gli utenti (App → Google Workspace → Gmail → Accesso utente finale) e consente le password per le app (Sicurezza → Autenticazione → impostazioni delle password per le app). Attivata la verifica in due passaggi sull’utente, l’utente genera la propria password per le app e la usa in PostArch.
Parametri Workspace e collegamento
I parametri sono gli stessi di Gmail: imap.gmail.com, porta 993, SSL/TLS. PostArch li imposta da solo. L’utente inserisce l’indirizzo del dominio e la password per le app: da quel momento la posta aziendale viene archiviata in locale, cifrata, e diventa ricercabile in un secondo.
Perché archiviare la posta di un dominio aziendale
La posta di un dominio contiene contratti, ordini e comunicazioni che è pericoloso lasciare solo sul cloud. Un archivio locale e cifrato con PostArch dà continuità anche quando una persona lascia l’azienda o si cambia piano Workspace, e permette una ricerca potente su anni di corrispondenza, allegati compresi.
Come si fa con PostArch
- 1
Abilita IMAP sul dominio
L’amministratore, dalla Console di amministrazione Google.
- 2
Consenti le password per le app
E attiva la verifica in due passaggi sull’utente.
- 3
Collega PostArch
Indirizzo del dominio e password per le app: parametri automatici.
Domande frequenti
Perché il mio dominio Workspace non si collega via IMAP?
Quasi sempre perché l’amministratore non ha abilitato l’accesso IMAP o le password per le app, oppure perché si sta usando la password normale invece di quella per le app. Vanno abilitati dalla Console di amministrazione Google.
Google ha tolto l’accesso ai programmi esterni?
Ha rimosso le vecchie “app meno sicure”. Oggi un programma esterno si collega con una password per le app (con verifica in due passaggi) o con OAuth. PostArch usa la password per le app via IMAP.
Quali parametri IMAP per Workspace?
imap.gmail.com, porta 993, SSL/TLS, come per Gmail: PostArch li imposta automaticamente.
L’amministratore può bloccare le password per le app?
Sì: se le ha disattivate, va chiesto di riabilitarle per gli utenti che devono collegare un archivio esterno.