Perché archiviare la posta aziendale
- Continuità: la posta di chi cambia ruolo o lascia l’azienda resta disponibile a chi ne ha diritto
- Prova: contratti, ordini e accordi presi via email vanno ritrovati anche dopo anni
- Spazio: le caselle restano leggere e il canone del provider non cresce
- Ricerca: una sola ricerca su tutte le caselle, allegati compresi
Cosa chiedere a un sistema di archiviazione
L’ultimo punto è quello che distingue un archivio pensato per l’Italia: molti prodotti di archiviazione email trattano la PEC come una mail qualsiasi e perdono il legame tra messaggio e ricevute. Cosa c’è dentro una PEC lo spieghiamo in daticert.xml e postacert.eml.
- Copia identica all’originale di ogni messaggio, esportabile in formato standard (.eml)
- Verifica della copia prima di cancellare qualcosa dal server
- Ricerca veloce su testo, mittenti e contenuto degli allegati
- Accessi per ruoli e registro di chi ha consultato cosa
- Dati cifrati e conservati dove decidi tu, con backup verificati
- Gestione della PEC: buste, dati di certificazione e ricevute collegate
Archiviazione, backup e conservazione
Un backup è una copia per ripartire dopo un guasto; un archivio è la posta organizzata e cercabile per lavorarci ogni giorno; la conservazione nel tempo dei documenti informatici è il processo regolato, affidato a un conservatore accreditato, per i documenti che lo richiedono. Servono tutti e tre, ma per cose diverse: lo spieghiamo in archiviazione o conservazione e in backup PEC.
GDPR: cosa tenere presente
Archiviare la posta aziendale significa trattare dati personali di dipendenti, clienti e fornitori. Servono regole chiare su chi può accedere, per quanto tempo si conservano i messaggi e come si rispondono le richieste degli interessati. Un archivio con accessi per ruoli, registro degli accessi e dati che restano in azienda rende tutto più semplice.
Questa pagina ha scopo informativo e non è consulenza legale: per la policy sulla posta aziendale rivolgiti al tuo consulente privacy.
Le soluzioni PostArch per l’azienda
Per un singolo computer o pochi utenti, PostArch Professional archivia fino a 10 caselle, PEC e posta ordinaria insieme. Per l’ufficio, PostArch Business lavora su un server sempre acceso, con più utenti e ruoli, registro degli accessi e backup verificati, gestito dal tuo tecnico o dal rivenditore.
Domande frequenti
Si possono archiviare le caselle di ex dipendenti?
Sì: l’archivio conserva la posta della casella anche dopo che è stata chiusa sul server, accessibile solo a chi ne ha diritto secondo i ruoli.
I dati restano in azienda?
Sì: PostArch salva l’archivio cifrato sul computer o sul server dell’azienda. Le email non passano dai nostri server.
Funziona con Microsoft 365 e Google Workspace?
PostArch si collega alle caselle tramite IMAP: funziona con i servizi che lo consentono. Per i dettagli della tua configurazione scrivici.