Perché la fattura è un file XML
In Italia le fatture tra aziende, professionisti e verso la Pubblica Amministrazione passano dal Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate in un formato standard, il FatturaPA. È un file XML: un testo strutturato con campi come fornitore, cliente, righe, aliquote e totali.
Il nome del file segue una regola fissa: codice paese e identificativo di chi trasmette, poi un progressivo, per esempio IT01234567890_00001.xml. Se la fattura è firmata digitalmente il nome finisce in .xml.p7m.
Come leggerla in chiaro
Se la fattura è .xml.p7m, prima va aperta la busta di firma: i programmi che leggono le fatture lo fanno da soli, altrimenti vedi la guida ai file .p7m.
- Dal portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate: le fatture ricevute si consultano e si scaricano, con la visualizzazione leggibile
- Con il foglio di stile ufficiale: l’Agenzia pubblica i fogli di stile che trasformano l’XML in una pagina leggibile nel browser
- Con il tuo gestionale o il software del commercialista, che importa l’XML e mostra la fattura impaginata
- Con un programma di archivio che la apre direttamente dall’email o dalla PEC in cui è arrivata, come PostArch con l’addon Fatture
Quale copia conta: XML o PDF?
La fattura vera è il file XML transitato dallo SdI. Il PDF che molti fornitori mandano via email è una “copia di cortesia”: comoda da leggere, ma non sostituisce l’originale.
Per la conservazione elettronica a norma l’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito agli operatori che aderiscono; in alternativa se ne occupano il commercialista o un conservatore. Per la differenza tra archivio di lavoro e conservazione vedi archiviazione o conservazione a norma.
Questa guida ha scopo informativo e non è consulenza fiscale: per obblighi e scadenze fai riferimento al tuo commercialista.
Ritrovare le fatture arrivate per email e PEC
Molte fatture arrivano anche via PEC o email: notifiche dello SdI, copie di cortesia, fatture dei fornitori esteri. Ritrovarle per fornitore o importo tra migliaia di messaggi è lento.
PostArch archivia la posta e la PEC sul tuo computer e, con l’addon Fatture, estrae le fatture XML dagli allegati: le cerchi per fornitore, data e importo e le esporti per il commercialista. È pensato soprattutto per studi commercialisti e aziende.
Domande frequenti
Perché aprendo l’XML vedo solo codice?
Perché il file è fatto per i programmi. Per leggerlo serve un visualizzatore: il portale dell’Agenzia, il foglio di stile ufficiale o un programma che la impagina.
Devo conservare anche il PDF di cortesia?
Non è obbligatorio: l’originale è l’XML. Il PDF può essere comodo come consultazione.
Le fatture ricevute via PEC vanno conservate?
Le fatture elettroniche vanno conservate secondo le regole fiscali; la PEC con cui arrivano è utile come prova di ricezione. Tienile insieme: vedi quanto tempo conservare le PEC.
PostArch riconosce le fatture elettroniche?
Con l’addon Fatture individua le FatturaPA negli allegati e ne estrae numero, data, importo e controparte.
Legge anche le fatture firmate .p7m?
Sì: l’addon Fatture gestisce le FatturaPA sia in XML sia nel formato firmato.
Fonti
I nomi dei gestori e dei prodotti citati sono marchi dei rispettivi titolari. Ultimo controllo: 20 ott 2026.