Di cosa è fatta una PEC
Quando ricevi una PEC, il gestore ti consegna una busta di trasporto firmata digitalmente. Dentro la busta ci sono il messaggio originale del mittente (il file postacert.eml, con tutti i suoi allegati) e i dati di certificazione in formato XML (daticert.xml): mittente, destinatario, data e ora, identificativo del messaggio.
Quando invii una PEC, invece, il valore sta soprattutto nelle ricevute: la ricevuta di accettazione dal tuo gestore e la ricevuta di consegna dal gestore del destinatario. Sono messaggi separati, che arrivano nella tua casella come email a sé. Se invece della consegna ricevi un avviso, leggi avviso di mancata consegna PEC.
- Busta di trasporto firmata dal gestore
- Messaggio originale postacert.eml con gli allegati
- Dati di certificazione daticert.xml
- Ricevute di accettazione e di consegna, per ogni destinatario
Gli errori più comuni quando si archiviano le PEC
Il primo errore è stampare la PEC in PDF: il PDF contiene il testo, ma non la busta né la firma del gestore, quindi non prova nulla. Il secondo è inoltrarla a una casella ordinaria: anche qui la busta originale si perde. Il terzo è salvare solo gli allegati, separandoli dal messaggio e dai dati di certificazione.
C’è poi un errore di metodo: cancellare dal server prima di aver controllato che la copia salvata sia completa e leggibile. Un file .eml corrotto o un’esportazione interrotta si scoprono di solito proprio quando serve quel messaggio.
Il metodo corretto, passo per passo
Senza strumenti dedicati, il metodo corretto è scaricare i messaggi con un programma di posta in IMAP ed esportarli in formato EML, uno per uno o per cartella, conservando anche le ricevute. Funziona, ma richiede tempo, disciplina e un sistema per ritrovare le cose: dopo qualche anno ti ritrovi con migliaia di file difficili da consultare. Qui trovi come scaricare tutte le PEC sul computer, passo per passo.
Il criterio da seguire è sempre lo stesso: formato originale, nessuna modifica, ricevute vicine al messaggio, copia verificata prima di cancellare, almeno un secondo backup in un luogo diverso.
Come archivia le PEC PostArch
PostArch scarica ogni PEC nel formato originale, riconosce busta, postacert.eml, daticert.xml e ricevute, e li conserva insieme. Le ricevute arrivate in ordine sparso vengono ricollegate al messaggio giusto. L’archivio è cifrato sul tuo computer e si interroga come un motore di ricerca: mittente, oggetto, testo, allegati, date.
Puoi esportare in qualsiasi momento il messaggio originale. Con Professional hai la dashboard degli invii con lo stato per ogni destinatario e il fascicolo PEC pronto da produrre. Se hai l’obbligo di conservazione, l’addon Invio a un conservatore accreditato invia le PEC che scegli a un conservatore accreditato.
Come si fa con PostArch
- 1
Collega una o più caselle
PEC e posta ordinaria insieme, ognuna con le sue regole.
- 2
Archiviazione automatica
PostArch scarica in formato originale e ricollega le ricevute ai messaggi.
- 3
Cerca e produci
Trovi una PEC in un secondo ed esporti il messaggio originale quando ti serve.
Domande frequenti
In che formato si archiviano le PEC?
Nel formato originale EML, che contiene la busta di trasporto con il messaggio originale e i dati di certificazione. Le ricevute vanno conservate anch’esse in EML.
Posso archiviare le PEC su un disco esterno?
Sì, purché la copia sia completa e verificata. Un disco esterno è utile anche come secondo backup dell’archivio principale.
Archiviare le PEC equivale a conservarle presso un conservatore accreditato?
No. L’archiviazione è la gestione quotidiana dei messaggi; la conservazione nel tempo dei documenti informatici è un processo regolato, affidato a un conservatore accreditato. Le due cose si affiancano.
PostArch modifica le mie PEC?
No. I messaggi vengono conservati identici all’originale e verificati con un’impronta digitale prima di qualsiasi cancellazione dal server.