Ritrovare un’email vecchia di anni, anche se sta in un backup

Dove finiscono le email vecchie

Dopo qualche anno di lavoro la posta è distribuita in molti posti: la casella attuale, le caselle di colleghi o di ex collaboratori, i file PST di Outlook dei vecchi computer, le esportazioni MBOX, le cartelle piene di file EML, gli archivi ZIP salvati su dischi esterni o su una chiavetta.

Quando serve un messaggio preciso, una conferma d’ordine, un accordo, una PEC con la sua ricevuta, la ricerca diventa un lavoro: aprire un programma, importare un file, aspettare, riprovare.

Come cercare senza strumenti dedicati

Il limite è evidente: ogni archivio va cercato a parte, e se il disco giusto è in un cassetto non sai nemmeno se il messaggio è lì.

• Nella casella online usa la ricerca avanzata: mittente, intervallo di date, presenza di allegati
• Per i file PST serve Outlook oppure un visualizzatore dedicato
• I file MBOX si aprono importandoli in un programma di posta come Thunderbird
• I file EML si aprono uno per uno con un programma di posta

Una ricerca sola su tutto, anche offline

PostArch indicizza le tue caselle e i backup che aggiungi come fonti: cartelle di EML, file MBOX, archivi ZIP e, con l’addon Importatori, i file PST di Outlook e gli export di altri programmi. I file restano dove sono: PostArch costruisce un indice e li legge quando servono.

Se un disco esterno è scollegato, i suoi risultati restano visibili nella ricerca e ti dicono quale disco collegare per aprire il messaggio. Puoi filtrare per casella, mittente, data, tipo di allegato e, per le PEC, per stato di consegna.

Ricerca negli allegati

Spesso ricordi il contenuto di un documento ma non l’email che lo conteneva. PostArch estrae il testo degli allegati più comuni e lo rende cercabile. Con l’addon OCR Pro diventano cercabili anche i PDF scansionati e le foto di documenti; con l’addon Archivista puoi cercare con parole tue, descrivendo cosa ti serve.