Gli allegati sono il problema, e la risorsa
In uno studio tecnico la casella si riempie per gli allegati: tavole in PDF, modelli, foto di cantiere, relazioni. Proprio quegli allegati sono il patrimonio dello studio, e cancellarli per liberare spazio è la scelta peggiore.
PostArch scarica tutto e salva una sola volta gli allegati identici, come la stessa tavola mandata a più committenti o revisioni inoltrate più volte. Il risultato è un archivio molto più leggero della somma delle caselle, e una casella sul server che torna libera.
Trovare una tavola per nome, progetto o contenuto
Cerchi per committente, indirizzo del cantiere, numero di pratica o una parola dentro la relazione: PostArch indicizza il testo dei PDF e dei documenti allegati. Con l’addon OCR Pro diventano cercabili anche le scansioni, come titoli edilizi firmati a mano o foto di documenti.
Ogni risultato si apre subito, con l’allegato in anteprima: non devi scaricarlo di nuovo dal server.
Firme digitali e PEC con gli enti
Pratiche al comune, depositi al genio civile, comunicazioni con il catasto e con le committenze pubbliche passano per PEC, spesso con documenti firmati digitalmente. Con l’addon Firme digitali PostArch apre e verifica i file .p7m e i PDF firmati allegati, con un esito chiaro. Vedi anche come aprire un file .p7m e verificare la firma.
Le ricevute di accettazione e consegna vengono ricollegate alla PEC inviata: quando un ente dice di non aver ricevuto una pratica, ritrovi in un attimo l’invio e la sua consegna.
Più postazioni, un solo archivio
Con Business Studio e l’addon Archivio in rete i colleghi cercano nello stesso archivio dalle loro postazioni. Con l’addon Backup cloud una copia cifrata va sul cloud o sul NAS dello studio.
Un esempio concreto
Un committente chiede la revisione di una tavola consegnata due anni fa e contesta di non aver mai ricevuto la variante. Con PostArch cerchi il nome del committente e del cantiere: compaiono tutte le email e le PEC del progetto, con le tavole allegate in ordine di data. Apri la PEC di consegna della variante e trovi la ricevuta di consegna già collegata.
Con Professional esporti il fascicolo PEC di quell’invio e lo mandi al committente o al tuo legale. Tutto senza aver tenuto quei messaggi nella casella del server, che nel frattempo è rimasta libera.
Lo stesso vale per le pratiche con gli enti: la PEC di deposito, la ricevuta di consegna, le integrazioni richieste e le risposte inviate stanno nello stesso filo, ricostruibile in pochi secondi.
Come si fa con PostArch
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Collega posta e PEC
Caselle dei tecnici e PEC dello studio, nello stesso archivio.
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Aggiungi i vecchi archivi
Cartelle EML, MBOX o, con l’addon Importatori, file PST di Outlook.
- 3
Libera le caselle
Togli dal server gli allegati vecchi: restano nell’archivio, deduplicati.
- 4
Cerca per progetto
Committente, cantiere, pratica: risultati in un secondo, allegati compresi.
Domande frequenti
PostArch apre file DWG o modelli BIM?
Li archivia e li ritrova per nome, mittente e contesto del messaggio, e li apre con il programma installato sul computer. La ricerca nel contenuto riguarda testi, PDF e documenti.
Posso verificare un file .p7m allegato?
Sì, con l’addon Firme digitali apri il documento e vedi l’esito della verifica della firma.
Quanto spazio risparmio sugli allegati ripetuti?
Dipende dall’archivio: PostArch salva una sola volta ogni allegato identico, quindi più revisioni e inoltri ci sono, più il risparmio è alto.