Legalmail piena: archivia le PEC e torna a ricevere tutto

Quanto spazio ha una casella Legalmail

Secondo il sito del gestore, lo spazio dei piani Legalmail è diviso tra inbox e archivio. Il piano Standard ha 2 GB in tutto, il Bronze 5 GB, il Silver 8 GB e il Gold 18 GB. I valori possono cambiare: controlla sempre le condizioni aggiornate del tuo contratto.

La divisione conta: puoi avere l’archivio ancora libero e l’inbox già satura. Quando è piena l’inbox, i nuovi messaggi non entrano.

Cosa rischi con l’inbox piena

Una casella piena non può ricevere: il mittente riceve un avviso di mancata consegna e il titolare potrebbe non venire mai a sapere del messaggio. La PEC ha lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno e viene usata anche per notifiche giudiziarie, quindi una casella satura non è un problema solo tecnico.

Sul valore di una notifica PEC non consegnata per casella piena la giurisprudenza ha avuto orientamenti diversi; con la sentenza n. 28542 del 5 novembre 2024 le Sezioni Unite hanno chiarito che la notifica si perfeziona solo con la ricevuta di avvenuta consegna. In ogni caso il titolare è responsabile della gestione della casella: tenerla libera è la cosa più sicura.

Questo non è un parere legale. Per casi specifici rivolgiti a un professionista.

Scaricare sul PC basta?

Il consiglio più diffuso è scaricare i messaggi più pesanti, di solito quelli con allegati grandi, e tenerli su un supporto fisico come un PC con backup. Libera spazio, ma va fatto bene: un salvataggio in PDF o un trascinamento in una cartella fanno perdere busta, dati di certificazione e collegamento con le ricevute. Ecco come scaricare tutte le PEC sul computer nel formato giusto.

Ricorda anche che un archivio sul PC è un archivio di lavoro, non sostituisce un conservatore accreditato. Se per alcune PEC hai obblighi di conservazione decennale, serve un conservatore qualificato: PostArch può inviargliele in automatico con l’addon Invio a un conservatore accreditato.

Come lavora PostArch con Legalmail

PostArch si collega alla casella in IMAP con lo user ID fornito da InfoCert, scarica inbox, archivio e cartelle personali e salva ogni PEC nel formato originale, cifrata sul tuo computer. Le ricevute di accettazione e consegna vengono ricollegate al messaggio di partenza.

Poi puoi svuotare la casella con regole precise, per esempio tenere sul server solo gli ultimi sei mesi. Niente viene tolto prima che la copia sia verificata. Se gestisci più caselle Legalmail dello studio, le vedi tutte in un unico archivio e le cerchi insieme.

Legalmail e InfoCert sono marchi dei rispettivi titolari. PostArch non è affiliato a InfoCert S.p.A.

Una routine semplice per non arrivare mai al limite

Il modo più sicuro per evitare la casella piena è non doverci pensare. In PostArch imposti una regola per la casella Legalmail, per esempio “archivia tutto e tieni sul server solo gli ultimi sei mesi”, e la regola lavora in background ogni volta che il computer è acceso e collegato.

Prima di ogni svuotamento vedi l’anteprima: quanti messaggi verranno tolti, quanto spazio tornerà libero e quali cartelle sono coinvolte. Dopo, un report riepiloga cosa è stato archiviato e verificato. Se un giorno ti serve di nuovo una PEC sul server, per esempio per inoltrarla dalla webmail, puoi ripristinarla.

Sul computer lo storico resta completo e ricercabile: oggetto, testo, mittente, destinatari e contenuto degli allegati. Con Professional ogni invio mostra lo stato per destinatario e puoi esportare il fascicolo PEC.

• Anteprima dello spazio recuperato prima di confermare.
• Report di ogni svuotamento, con ripristino possibile.
• Ricerca in tutto lo storico, allegati compresi.