La memoria email dell’azienda, al sicuro e ricercabile

Il domicilio digitale non può restare pieno

Ogni impresa ha un domicilio digitale iscritto al Registro delle Imprese: è la PEC a cui scrivono pubblica amministrazione, enti previdenziali, fornitori e controparti. Se la casella è piena, i nuovi messaggi non vengono ricevuti, il mittente riceve una mancata consegna e l’azienda non riceve alcun avviso. Cosa comporta: domicilio digitale, INAD e INI-PEC.

PostArch archivia la PEC aziendale completa, con ricevute e dati di certificazione, e la tiene leggera sul server con regole automatiche. Lo svuotamento avviene solo dopo la verifica della copia.

Caselle di ex dipendenti e passaggi di consegne

Quando una persona lascia l’azienda, la sua casella contiene trattative, ordini e accordi presi a voce e confermati per email. Spesso la casella viene chiusa per risparmiare la licenza, e la storia va persa. Approfondisci in archiviazione email aziendale.

Con PostArch scarichi la casella prima di chiuderla e la mantieni nell’archivio aziendale, ricercabile da chi prende il posto. Con l’addon Importatori puoi aggiungere anche vecchi archivi PST di Outlook, esportazioni di Thunderbird, Apple Mail o Google Takeout.

Posta ordinaria e PEC insieme

La stessa pratica passa spesso dalla posta ordinaria alla PEC e ritorno. PostArch le archivia entrambe nello stesso posto: una ricerca per nome del cliente o numero d’ordine trova email, PEC e allegati insieme, anche dentro PDF, documenti e fogli di calcolo.

Con l’addon Automazioni puoi salvare in automatico gli allegati di certi mittenti in una cartella, o ricevere un avviso su Telegram o Slack quando arriva una PEC da un indirizzo specifico.

Dati in azienda, copia cifrata dove vuoi

L’archivio sta sul computer o sul server dell’azienda, cifrato: le email non passano dai server di PostArch. Con l’addon Backup cloud una copia incrementale cifrata va su Google Drive, Dropbox, OneDrive, un NAS o uno storage S3, illeggibile per il fornitore. Con l’addon Archivio in rete più postazioni cercano nello stesso archivio.

Un ingombro sotto controllo

Le caselle aziendali contengono molti doppioni: la stessa offerta inviata a più colleghi, gli stessi allegati inoltrati più volte, le copie in Posta inviata. PostArch comprime i messaggi e salva una sola volta ogni allegato identico, quindi l’archivio occupa molto meno della somma delle caselle.

Questo rende sostenibile tenere tutto lo storico in azienda, invece di pagare ogni anno più spazio sul server di posta o cancellare a malincuore. Ogni casella sul server può restare piccola, con solo il lavoro corrente.

Quando serve, ogni casella si esporta in formati standard come EML o MBOX: i dati restano dell’azienda e non sono legati a PostArch.