Cosa deve contenere una copia completa
Una PEC non è solo il testo che leggi. Il file originale (.eml) contiene la busta firmata dal gestore, il messaggio originale (postacert.eml) e i dati di certificazione (daticert.xml). Le ricevute di accettazione e di consegna sono messaggi a parte, ma sono la prova degli invii.
Una copia buona conserva tutto nel formato originale. Stampe in PDF e inoltri verso caselle normali perdono la firma del gestore: vanno bene per leggere, non per dimostrare.
Metodo 1: dalla webmail
Quasi tutte le webmail PEC permettono di scaricare il singolo messaggio in .eml; alcune offrono esportazioni di intere cartelle. È il metodo più semplice per pochi messaggi, ma con migliaia di PEC diventa lento e facile da sbagliare.
Metodo 2: con un programma di posta (Thunderbird o Outlook)
Configura la casella in IMAP con i dati del tuo gestore e lascia che il programma scarichi tutte le cartelle, compresa Posta inviata. In Thunderbird puoi esportare le cartelle in .eml con l’estensione ImportExportTools NG; Outlook salva tutto in un file PST.
Attenzione a POP3: con alcune impostazioni scarica i messaggi e li cancella dal server, e non scarica la Posta inviata. Per scegliere bene leggi IMAP o POP3 per la PEC.
Prima di cancellare qualsiasi messaggio dal server, apri a campione alcune PEC e alcune ricevute dalla copia scaricata e controlla che si leggano.
Metodo 3: con un software di archiviazione PEC
Un programma dedicato scarica in automatico tutte le cartelle, riconosce busta, daticert.xml e ricevute e le tiene insieme, e continua a farlo ogni giorno. PostArch salva ogni PEC nel formato originale e la toglie dal server solo dopo aver verificato che la copia è identica e cercabile.
È la strada più adatta se le caselle sono più di una, se i messaggi sono migliaia o se vuoi anche liberare la casella PEC piena in sicurezza.
Dopo il download: verifica e conserva
- Confronta il numero di messaggi scaricati con quello delle cartelle sul server
- Apri a campione PEC vecchie e recenti, con i loro allegati
- Controlla che le ricevute di consegna siano presenti per le PEC inviate
- Tieni una seconda copia su un altro disco o su un NAS
Domande frequenti
Posso scaricare le PEC dopo che la casella è scaduta?
Dipende dal gestore: alcuni concedono un periodo dopo la scadenza per recuperare i messaggi, altri no. Meglio scaricarle prima della scadenza.
Le PEC scaricate hanno ancora valore legale?
Una copia nel formato originale conserva la firma del gestore e i dati di certificazione. Per obblighi di conservazione con pieno valore legale serve la conservazione a norma: vedi archiviazione o conservazione.
Quanto spazio serve sul computer?
Circa quanto occupa la casella sul server. PostArch salva una volta sola gli allegati ripetuti nelle buste PEC e comprime i testi, quindi di solito occupa meno.
In che formato scarica le PEC?
Nel formato originale .eml, con le ricevute collegate; con Professional ottieni anche il fascicolo PEC completo.
Posso scaricare più caselle insieme?
Sì: colleghi tutte le caselle e le archivi insieme, in un unico archivio cifrato.