Come svuotare la casella PEC senza perdere nulla

1. Controlla quanto spazio stai usando

Ogni webmail PEC mostra lo spazio occupato, di solito nelle impostazioni della casella. Alcuni gestori avvisano in automatico: Aruba, per esempio, mostra un avviso quando l’occupazione supera il 70%. Non aspettare la casella piena: con alcuni gestori, quando lo spazio finisce, si blocca l’invio, e chi ti scrive riceve un avviso di mancata consegna.

2. Salva una copia completa prima di cancellare

È il passaggio che non si può saltare. Dal server una PEC cancellata non si recupera. La copia va fatta nel formato originale EML, che contiene la busta di trasporto firmata dal gestore, il messaggio originale (postacert.eml) e i dati di certificazione (daticert.xml). Le ricevute di accettazione e di consegna sono messaggi separati: salvale anche loro.

Puoi farlo con un programma di posta configurato in IMAP, esportando le cartelle, oppure dalla webmail, se il tuo gestore offre l’esportazione. Le stampe in PDF e gli inoltri a caselle ordinarie non vanno bene: perdono la busta e la firma del gestore.

Controlla che la copia sia leggibile aprendo a campione alcuni messaggi e ricevute prima di cancellare dal server.

3. Libera lo spazio nelle cartelle giuste

Dopo aver cancellato, svuota il cestino e controlla di nuovo lo spazio occupato. Se il tuo piano include un archivio separato, verifica come viene conteggiato.

• Posta in arrivo: parti dai messaggi più vecchi e più pesanti
• Posta inviata: spesso è la cartella che occupa di più, perché contiene gli allegati che hai mandato
• Cartelle personali e archivi creati nella webmail: anche loro occupano spazio
• Cestino e Spam: finché non li svuoti, lo spazio non viene liberato

4. Evita che si riempia di nuovo

Una casella svuotata una volta si riempirà di nuovo. La soluzione stabile è una regola fissa: per esempio tenere sul server solo gli ultimi mesi e archiviare in locale tutto il resto, con la stessa cura della prima volta.

PostArch fa esattamente questo in automatico: scarica ogni PEC con le sue ricevute nel formato originale, la conserva cifrata sul computer e la toglie dal server solo dopo aver verificato che la copia è identica. Tu scegli la regola, lui la applica e ti mostra prima cosa verrà tolto.

Nota importante

Questa guida ha scopo informativo e non è una consulenza legale. Se hai obblighi specifici di conservazione dei documenti, verifica con il tuo consulente come devono essere conservate le tue PEC.