Casella PEC piena: liberala oggi, senza perdere una sola ricevuta

Cosa succede quando la casella PEC è piena

Una casella PEC ha uno spazio fisso deciso dal piano che hai acquistato. Quando lo spazio finisce, i nuovi messaggi in arrivo non possono essere depositati: il gestore del mittente gli restituisce un avviso di mancata consegna, mentre tu, nella maggior parte dei casi, non ricevi alcuna segnalazione.

Il comportamento cambia da gestore a gestore. Aruba, per esempio, mostra un avviso automatico quando la casella supera il 70% di occupazione; a casella piena blocca l’invio di nuovi messaggi, mentre la ricezione continua grazie alla funzione Super Ricezione. Altri gestori offrono un archivio separato dove viene salvata una copia dei messaggi. Vale la pena controllare cosa prevede il tuo piano, ma il principio resta lo stesso: lo spazio va gestito prima che finisca.

Il rischio più serio riguarda le comunicazioni importanti: atti, avvisi della pubblica amministrazione, comunicazioni di fornitori e clienti. Se la PEC è il tuo domicilio digitale, per esempio quello iscritto al Registro delle Imprese, una casella satura può farti perdere comunicazioni che ti riguardano direttamente. Approfondisci in domicilio digitale, INAD e INI-PEC.

Le soluzioni possibili, con pro e contro

Le strade sono tre. Nessuna è sbagliata in assoluto, ma solo una risolve il problema in modo stabile. Per la procedura manuale c’è la guida per svuotare la casella PEC; per farlo in automatico, il software per archiviare la PEC.

• Comprare spazio aggiuntivo: veloce, ma sposta il problema in avanti e fa crescere il canone ogni anno. Su alcuni gestori non è disponibile per le caselle con dominio personalizzato.
• Cancellare i messaggi più pesanti: libera spazio subito, ma se non li hai salvati prima li perdi in modo definitivo, ricevute comprese.
• Scaricare e archiviare le PEC fuori dal server, poi cancellarle: è la soluzione stabile, a patto di conservare ogni messaggio completo (busta, messaggio originale, dati di certificazione e ricevute) e di verificare la copia prima di cancellare.

Prima di cancellare qualsiasi cosa, salva sempre una copia completa: dal server, una PEC cancellata non si recupera.

Come liberare la casella senza perdere il valore dei messaggi

Una PEC non è solo il testo che leggi. Il messaggio che ricevi è una busta di trasporto firmata dal gestore che contiene il messaggio originale (postacert.eml) e i dati di certificazione (daticert.xml). Le ricevute di accettazione e di consegna sono messaggi separati, che arrivano a parte. Per poter dimostrare in futuro cosa hai inviato o ricevuto, e quando, devi conservare tutti questi pezzi insieme e senza modifiche. Ogni parte è spiegata in daticert.xml e postacert.eml.

Inoltrare le PEC a una casella normale, stamparle in PDF o salvare solo gli allegati non basta: perdi la busta e la firma del gestore, cioè proprio ciò che dà forza al messaggio.

Come lo risolve PostArch

PostArch si collega alla tua casella PEC, scarica ogni messaggio nel formato originale e lo salva sul tuo computer, cifrato. Solo dopo aver verificato che la copia locale è identica e cercabile, toglie il messaggio dal server secondo le regole che scegli tu: per esempio, tieni online gli ultimi tre mesi e archivia il resto.

Le ricevute di accettazione e di consegna vengono ricollegate al messaggio a cui si riferiscono, così ritrovi in un attimo la prova di un invio. Con Professional ottieni anche la dashboard degli invii e il fascicolo PEC in un clic.