Ritrovare tutto per condominio
Per un amministratore la domanda è sempre la stessa: cosa è successo in quel condominio? PostArch indicizza mittente, destinatari, oggetto, testo e allegati, quindi basta cercare il nome o l’indirizzo del condominio per vedere tutte le PEC e le email che lo riguardano, con verbali, preventivi e fatture allegati.
Puoi salvare le ricerche più usate, una per condominio, e ritrovarle con un clic.
La prova di invio, pronta quando serve
Convocazioni d’assemblea, verbali, solleciti di pagamento: quando un condòmino contesta di non averli ricevuti, serve la PEC con la sua ricevuta di consegna. PostArch ricollega in automatico accettazioni e consegne a ogni invio, anche con molti destinatari, e mostra lo stato per ciascuno.
Con Professional esporti il fascicolo PEC completo: messaggio originale, dati di certificazione, ricevute, impronte e riepilogo PDF.
Fornitori, fatture e scadenze
Preventivi, contratti di manutenzione, fatture e comunicazioni dei fornitori arrivano per email e PEC. Con l’addon Fatture estrai le fatture elettroniche ricevute con fornitore, importo e scadenza; con l’addon Scadenze dalle email le date importanti finiscono in calendario. Per leggerle in chiaro: come aprire una fattura elettronica XML.
Casella libera nei periodi di picco
Durante la stagione delle assemblee la casella riceve molte più PEC del solito. Con una regola di svuotamento automatica tieni sul server solo gli ultimi mesi: il resto è archiviato, verificato e cercabile sul tuo computer, cifrato.
Un esempio concreto
Un condòmino sostiene di non aver mai ricevuto la convocazione dell’assemblea straordinaria. Cerchi il nome del condominio e la parola convocazione: compare la PEC inviata a tutti i condòmini, con lo stato di consegna per ogni destinatario. Il suo indirizzo risulta consegnato in una data precisa, e la ricevuta è già collegata al messaggio.
Con Professional esporti il fascicolo PEC di quell’invio, con messaggio originale, ricevute, impronte e riepilogo PDF, e lo alleghi alla risposta. Senza scavare tra cartelle e senza aver tenuto quella PEC nella casella del server per anni.
Lo stesso vale per i fornitori: un preventivo accettato, un sollecito per lavori non eseguiti, una contestazione inviata all’impresa. Tutto resta nel fascicolo del condominio, pronto anche quando cambi computer o passi le consegne a un nuovo amministratore.
Quando un condominio cambia amministratore, puoi esportarne la corrispondenza in formati standard come EML o MBOX e consegnarla in modo ordinato.
- Stato di consegna per ogni condòmino.
- Fascicolo PEC con Professional.
- Esportazione ordinata per il passaggio di consegne.
Come si fa con PostArch
- 1
Collega la PEC dello studio
Anche la posta ordinaria, se la usi con condòmini e fornitori.
- 2
Salva una ricerca per condominio
Nome o indirizzo: tutte le comunicazioni a portata di clic.
- 3
Controlla le consegne
Per ogni convocazione vedi chi ha ricevuto e chi no.
- 4
Svuota con una regola
La casella resta libera anche nei mesi delle assemblee.
Domande frequenti
Posso vedere chi ha ricevuto la convocazione via PEC?
Sì. PostArch collega le ricevute di consegna a ogni invio e mostra lo stato per destinatario: consegnata o mancata consegna.
Come dimostro a un condòmino l’invio di una PEC?
Con il messaggio originale e la ricevuta di consegna. Con Professional PostArch li esporta in un fascicolo PEC completo con riepilogo PDF.
Posso dividere l’archivio per condominio?
L’archivio è unico ma ogni ricerca si può salvare: una per condominio, sempre pronta. Con l’addon Automazioni puoi anche salvare gli allegati in cartelle per condominio.