Archiviazione: la gestione di tutti i giorni
Archiviare significa togliere le PEC dalla casella e conservarle in un luogo sicuro, complete e nel formato originale, in modo da poterle ritrovare, leggere ed esportare. È ciò che serve per liberare spazio, per lavorare e per produrre un messaggio quando qualcuno lo chiede.
Un buon archivio conserva busta, messaggio originale, dati di certificazione e ricevute senza alterarli, e verifica le copie prima di cancellare dal server.
Conservazione a norma: un processo regolato
La conservazione a norma è un processo previsto dalla normativa sui documenti informatici, pensato per garantire nel tempo integrità, autenticità, leggibilità e immodificabilità dei documenti. Di solito viene affidata a un conservatore, che opera secondo regole precise e rilascia le evidenze del processo.
Il fatto di aver scaricato le PEC su un computer o su un disco, anche se fatto bene, non equivale alla conservazione a norma.
Quando serve l’una e quando l’altra
Ad esempio, l’art. 2220 del codice civile prevede che le scritture contabili e la corrispondenza dell’impresa siano conservate per dieci anni. Quali PEC rientrano in un obbligo e con quali modalità vanno conservate dipende dalla tua attività: è una valutazione da fare con il tuo consulente.
- Archiviazione: serve a chiunque usi la PEC, per tenere libera la casella e ritrovare i messaggi
- Conservazione a norma: serve per i documenti che hai l’obbligo di conservare con valore nel tempo, secondo le regole che si applicano alla tua attività
- Spesso servono entrambe: tutto in archivio, solo una parte in conservazione
Come le combina PostArch
PostArch è lo strumento di archiviazione quotidiana: archivia tutte le PEC con le ricevute, le rende cercabili e tiene libera la casella. Se hai anche obblighi di conservazione a norma, l’integrazione facoltativa con i conservatori accreditati invia in automatico le PEC che scegli a un conservatore accreditato partner, così non devi farlo a mano.
Nota importante
Questa guida ha scopo informativo e non è una consulenza legale o fiscale. Per sapere quali documenti devi conservare a norma rivolgiti al tuo consulente.
Domande frequenti
Salvare le PEC su un disco è conservazione a norma?
No. È archiviazione: utile e necessaria, ma la conservazione a norma è un processo regolato, di solito affidato a un conservatore.
Devo conservare a norma tutte le PEC?
Dipende dai tuoi obblighi. Spesso basta archiviare tutto e conservare a norma solo i documenti per cui è richiesto: verifica con il tuo consulente.
PostArch fa la conservazione a norma?
PostArch archivia. È prevista l’integrazione facoltativa con i conservatori accreditati, a cui inviare le PEC scelte.
PostArch è conservazione a norma?
No: è un archivio di lavoro sicuro e verificabile. La conservazione a norma è un servizio di un conservatore accreditato, con cui PostArch potrà integrarsi.
Quando mi basta un archivio di lavoro?
Per ritrovare, dimostrare e tenere in ordine la posta di tutti i giorni; la conservazione a norma serve quando hai obblighi formali specifici.
Fonti
I nomi dei gestori e dei prodotti citati sono marchi dei rispettivi titolari. Ultimo controllo: 20 ott 2026.