Il riferimento principale: dieci anni
L’art. 2220 del codice civile prevede che le scritture contabili e la corrispondenza dell’impresa siano conservate per dieci anni. Molte PEC rientrano in questa corrispondenza: contratti, ordini, fatture, comunicazioni con clienti, fornitori e pubblica amministrazione.
Altri obblighi possono derivare dalla tua professione o dal tipo di documento. Per questo la regola più prudente, quando non sei sicuro, è conservare le PEC di lavoro almeno per dieci anni, complete di ricevute.
Cosa conserva il gestore, e per quanto
I gestori PEC conservano i log delle comunicazioni, cioè le tracce di invii e ricezioni, per 30 mesi. I log provano che un messaggio è passato, ma non ne conservano il contenuto. Il contenuto resta nella tua casella solo finché non lo cancelli e finché la casella è attiva.
Dopo 30 mesi anche i log del gestore non sono più disponibili: la tua copia dei messaggi e delle ricevute diventa l’unica prova.
Un metodo pratico
Questo schema tiene libera la casella, protegge dai guasti e separa ciò che serve per lavorare da ciò che va conservato secondo regole specifiche.
PostArch applica la prima parte da solo: regole di svuotamento, archivio locale cifrato e cercabile, seconda copia su disco o, con l’addon Backup cloud, sul cloud. L’integrazione facoltativa con i conservatori accreditati copre l’ultima.
- Sul server: solo i messaggi recenti, ad esempio gli ultimi mesi
- In archivio locale: tutto il resto, nel formato originale, con le ricevute
- Una seconda copia: disco esterno o cloud, cifrata
- In conservazione a norma: i documenti per cui è richiesto
Nota importante
Questa guida ha scopo informativo e non è una consulenza legale o fiscale. I tempi di conservazione che valgono per te dipendono dalla tua attività: verificali con il tuo consulente.
Domande frequenti
Per quanto tempo vanno conservate le PEC aziendali?
Come riferimento, l’art. 2220 del codice civile prevede dieci anni per le scritture contabili e la corrispondenza dell’impresa. Verifica con il tuo consulente gli obblighi specifici.
Il gestore PEC conserva i miei messaggi?
Conserva i log delle comunicazioni per 30 mesi, non il contenuto dei messaggi cancellati.
Devo conservare anche le ricevute?
Sì: le ricevute di accettazione e consegna sono la prova degli invii e vanno tenute insieme al messaggio.
Dove conviene conservare le PEC?
In un archivio di lavoro sul proprio computer, cifrato e ricercabile, tenendo libera la casella del gestore.
Un archivio locale vale come conservazione a norma?
No: è un archivio di lavoro. La conservazione a norma è un servizio di un conservatore accreditato.
Fonti
I nomi dei gestori e dei prodotti citati sono marchi dei rispettivi titolari. Ultimo controllo: 20 ott 2026.